課題

アプリの制約と法的制限。どうしたら保護者様の要望に応えられるか

こちらの自治体様では、2年半前から公立保育園の連絡帳をデジタル化。当初は「製本サービスは行わない」方針で始めたデジタル化でしたが、保護者様から「毎日の連絡帳を本にして手元に残したい」という強い要望が寄せられていました。
要望に応えるためには以下の2つの課題がハードルとなっていました。

1. システムの制約：利用中のアプリに製本機能はあるものの、現行バージョンでは対応不可
2. 予算の不在：自治体様として予算を確保していないため、公費での対応ができない

提案

システムから抽出したデータを使った印刷製本フローと、保護者様からの受注・集金・発送を行うフローの構築と各種課題の解決

弊社は、課題を踏まえ、以下のフローを構築・提案をしました。

複雑なExcelデータを自動で体裁の整った印刷用データへ

システムから抽出したデータ（1日1シート、四半期ごとに分かれた複雑なExcel）はそのまま使用できないことから、ページデザインを作成し、自動で「1日1ページ」の体裁へと流し込めるようにしました。最大700ページに及ぶ膨大な記録を、省力化して印刷用データにすることができました。

まとめ

制約の中で仕組みを作り、自治体様と協力して保護者様の要望に応える

この案件は「保護者様の要望に応えたい」という自治体様の切実な相談に際し、仕組みづくりで不可能を可能にした案件でした。営業担当者は社内外のシステム・印刷・製本・発送・経理部門をまとめ、提案書を作成し、制約の中での課題解決を目指しました。このような解決方法がわからない困りごとや課題をお持ちでしたら、ぜひご相談いただければと思います。

仕様

• サイズ：A5正寸（210mm × 148mm）
• 製本形式：無線綴じ
• 頁数：140～700頁
• 部数：各1～2部
• 用紙：表紙：アートポスト180k／本文：上質70k
• 色数：表紙：フルカラー ／ 本文：モノクロ